Lo esencial, en siete puntos
- Un solo registro de alumnos y familias, siempre al día.
- Pocos planes, con el precio y lo que incluyen por escrito.
- Un día de cobro y una regla conocida para los atrasos.
- Asistencia en cada clase, porque es tu mejor señal de quién se está yendo.
- Exámenes con requisitos publicados y fechas fijadas con anticipación.
- Un canal para los avisos, separado de las conversaciones.
- Cinco números que revisas una vez al mes.
1. Ten un solo registro de alumnos y familias
Casi todos los problemas administrativos parten igual: un dato en el cuaderno, otro en el Excel y otro en un chat. Elige un solo lugar y que todo termine ahí. De cada alumno necesitas, como mínimo:
- Nombre, fecha de nacimiento y fecha de ingreso.
- Quién responde por él si es menor: nombre, teléfono y correo del apoderado.
- Su cinturón actual y la fecha en que lo obtuvo.
- Su plan, lo que paga y cualquier descuento o beca que tenga.
Registra también las familias como familias. Saber que tres alumnos dependen de un mismo apoderado cambia cómo cobras y cómo avisas. Y cuando alguien se va, no borres su historia: márcalo como retirado, porque muchos vuelven.
2. Define pocos planes, con el precio por escrito
Dos o tres planes se explican en una conversación; seis no. Lo habitual es diferenciarlos por la cantidad de clases a la semana o por edad. Para cada uno, deja escrito qué incluye y qué se paga aparte: matrícula, dobok, exámenes y torneos.
Para fijar el precio, parte por tus números y no por lo que cobra la academia de al lado. Un ejemplo, con costos inventados: si entre arriendo, seguro, implementos y tu propio sueldo necesitas $1.600.000 al mes y puedes atender bien a 40 alumnos, cada uno tiene que aportar $40.000. Con 30 alumnos, a ese precio te faltan $400.000 al mes. Ese cálculo te dice cuántos alumnos necesitas y si tu precio tiene sentido. Después compáralo con tu zona.
Decide también las excepciones antes de que te las pidan: el descuento entre hermanos, las becas y qué pasa con la mensualidad en vacaciones. Una regla escrita evita negociar familia por familia.
3. Cobra en un día fijo y ten clara la regla de los atrasos
Un mismo día de cobro para toda la academia te da una sola fecha que vigilar. Quien entra a mitad de mes paga la parte proporcional hasta ese día, y desde ahí queda igual que el resto.
- Avisa antes de cobrar. Un recordatorio un par de días antes evita la mayoría de los olvidos.
- Ofrece más de una forma de pago. Cada una tiene su costo: la tarjeta cobra comisión y la transferencia te obliga a revisar comprobantes.
- Anota cada pago el mismo día, venga de donde venga, también el efectivo.
- Separa la plata de la academia de la tuya. Con una cuenta aparte, saber cuánto entró no requiere reconstruir el mes.
- Escribe qué pasa con un atraso: cuántos días de plazo das, quién llama y desde cuándo el alumno deja de entrenar, si es que llega a pasar.
Un mes impago no debería desaparecer porque empezó el siguiente. Que se pague o se perdone, pero que sea una decisión tuya. Si quieres ver cómo se resuelve esto en la práctica, aquí está cómo funciona un mes de cobro en ArmemosDojang.
4. Pasa asistencia en cada clase y úsala
La asistencia sirve para mucho más que saber quién vino. Es lo que respalda quién está listo para rendir examen, y es el aviso más temprano de que alguien se está yendo: casi nadie se retira de un día para otro. Primero viene menos, después deja de venir y al final deja de pagar.
Nuestra regla práctica: si un alumno lleva dos semanas sin aparecer, llama a su familia. A esa altura todavía es una conversación, no una despedida. Lo mismo con quien se inscribió y nunca llegó a su primera clase. Y si pasar lista te quita tiempo de clase, un QR en la puerta traspasa esa tarea a los alumnos.
5. Publica los requisitos de cada examen
Un examen de grado suele ser el momento más visible del año para las familias, y también una fuente de reclamos si nadie sabe por qué un alumno se presentó y otro no. Tres cosas lo ordenan:
- Requisitos por grado: tiempo mínimo en el cinturón actual, clases asistidas y lo técnico que se evalúa.
- Calendario: fechas del año conocidas de antemano, para que las familias se organicen.
- Costo claro: cuánto vale, cuándo se paga y qué pasa si el alumno repite.
En el taekwondo WT, los grados de colores los examina el maestro en su dojang y cada academia define su secuencia. Los certificados de poom y dan los emite Kukkiwon, con tiempos y edades mínimas propios. Lo explicamos en la guía de cinturones de taekwondo.
6. Separa los avisos de las conversaciones
Cuando el mismo grupo de chat sirve para avisar que no hay clase, felicitar por un torneo y preguntar por el pago, el aviso importante se pierde. Publica los horarios en un lugar fijo, manda los avisos por un solo canal y deja las consultas individuales para una conversación aparte. Si hablas de plata, hazlo siempre en privado.
7. Mira cinco números una vez al mes
No necesitas un informe largo. Con estos cinco sabes cómo va la academia:
| Número | Qué te dice |
|---|---|
| Alumnos vigentes | El tamaño real de la academia, sin contar a quienes ya se fueron. |
| Cobrado y por cobrar | Cuánto entró este mes y cuánto falta, también de meses anteriores. |
| Altas y bajas | Si la academia crece o se vacía, aunque el total parezca igual. |
| Alumnos sin venir | A quién llamar esta semana. |
| Clases de prueba | Cuántas pidieron y cuántas terminaron en inscripción. |
Una rutina que se pueda sostener
La administración rara vez falla por falta de conocimiento: falla porque se deja para después. Reparte lo anterior así:
- En cada clase: pasa asistencia y anota lo que te pagaron en mano.
- Cada semana: revisa comprobantes, responde las solicitudes y llama a quienes llevan dos semanas sin venir.
- Cada mes: revisa el cobro, recuerda a quienes están atrasados y mira los cinco números.
- Cada año: fija el calendario de exámenes y revisa tus precios y tus costos.
Lo formal, en Chile
Si cobras por tus clases como actividad comercial, el SII pide inicio de actividades para emitir boletas electrónicas, y la boleta es obligatoria para quien vende productos o presta servicios. El SII ofrece un sistema gratuito para emitirlas. Además, desde octubre de 2025, quienes proveen medios de pago electrónico deben exigir el inicio de actividades a quien los contrata para una actividad económica.
Esto es orientación general, no asesoría tributaria. Si tu academia funciona como club o fundación, o tienes dudas sobre el IVA, confírmalo con un contador.
¿Y cuándo conviene un sistema?
Con pocos alumnos, una planilla bien llevada alcanza, y no hay que apurarse. Las señales de que quedó chica son concretas: pierdes horas al mes conciliando pagos, más de una persona edita los mismos datos o ya no sabes de memoria quién debe.
Si llegaste a ese punto
ArmemosDojang está hecho para academias de taekwondo: lleva a tus alumnos y familias, avisa y cobra las mensualidades, pasa asistencia, te dice quién cumple los requisitos de cada examen y te muestra a quién llamar porque dejó de venir o está atrasado. Nos mandas tu Excel o tu cuaderno y lo dejamos andando. Hoy no emite boleta electrónica.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cobrar de mensualidad en una academia de taekwondo?
No hay un precio único: depende de tu comuna, tus costos y cuántas clases incluye el plan. Calcula primero cuánto necesitas al mes para cubrir arriendo, seguros, implementos y tu propio trabajo, divídelo por los alumnos que puedes atender bien y compara con las academias de tu zona.
¿Qué hago si un apoderado no paga la mensualidad?
Avísale antes de que se acumule y pregúntale qué pasó: muchas veces es un olvido o un mal mes. Ten escrita de antemano la regla para los atrasos, y aplícala igual a todos. Si decides perdonar un mes, anótalo, para que quede como decisión y no como olvido.
¿Conviene hacer descuento a los hermanos?
Es una forma común de cuidar a las familias con varios hijos. Lo importante es que la regla sea una sola y esté escrita, por ejemplo qué porcentaje tiene el segundo hijo y cuál el tercero, para no negociarla familia por familia.
¿Cada cuánto tomar exámenes de grado?
En los grados de colores lo decides tú como maestro. Lo que ayuda es fijar las fechas del año con anticipación y publicar qué se le pide a cada grado. Para poom y dan rigen los tiempos mínimos de Kukkiwon.
¿Necesito un software para administrar mi academia?
No al comienzo. Con pocos alumnos, una planilla bien llevada basta. Conviene dar el paso cuando pierdes tiempo persiguiendo pagos, cuando varias personas tocan los mismos datos o cuando ya no sabes de memoria quién debe y quién dejó de venir.